Aktid

3.0 Mis on akt

Akt on dokument, mille tehnik täidab töö juures ja mille klient allkirjastab: mida kontrolliti, mis leiti, kes tegi, kes vastu võttis. Akt on juriidiline dokument: kui sellel on tehniku allkiri, PDF või päevikukanne, ei kustutata seda kunagi.

Iga akt sünnib teie enda mallist. Aktiliigid ei ole Holdisesse sisse kirjutatud: firma koostab oma vormid lehel Aktimallid (3.8) ja avaldab need. Hooldusakt, tööde akt, paigaldusakt, ülevaatusakt: igaüks on teie mall, ja akti nimi on malli nimi nii personalile, kliendile kui ka PDF-il. Teie valdkonna eelseadistuses võib olla mõni valmis mall, millest alustada; seda saab muuta nagu iga teist malli.

Igal aktil on akti leht (Vaata akti viib alati sinna) ja vorm (kus andmeid täidetakse). Akti leht näitab olekut, PDF-i versioone, allkirjastamist ja toiminguid; vorm on täitmise koht.

Akti olek on üks neljast, ja selle määravad kolm fakti: kas tehnik on allkirjastanud, kas PDF on olemas, kas klient on allkirjastanud.

Olek	Mida tähendab
“Mustand”	täitmine pooleli, tehniku allkirja pole
“Ootab PDF-i”	tehniku allkiri on antud, PDF veel puudub (vajutamata “Kinnita ja koosta PDF” või PDF on koostamisel)
“Koostatud”	tehniku allkiri ja PDF olemas: tehniku töö on tehtud, akt ootab kliendi allkirja
“Allkirjastatud”	klient on allkirjastanud; PDF-ist on tehtud uus versioon allkirjaga

Kliendi allkiri ei ole akti valmimise tingimus: klient on sageli eemal ja allkirjastab hiljem. Tehniku kohustus lõpeb olekuga “Koostatud”.

3.0a Akti kolm sammu

Akt lõpetatakse ühes järjekorras ja ainult ühes, ja ekraan ütleb selle ise välja: vormi peal seisab riba “Akti sammud”:

1. Tehniku allkiri
2. Kinnita ja koosta PDF
3. Kliendi allkiri

Allkiri käib ainult täidetud aktile. Kui midagi kohustuslikku on puudu, asendub tehniku allkirjaväli loeteluga “Enne allkirjastamist täida:”; iga puuduv väli on nupp, mis viib otse selle väljani. Allkiri, PDF ja kliendi allkiri järgnevad üksteisele.

Kliendi allkirja vormil ei ole. Klient allkirjastab akti lehel, portaalis või lingi kaudu (3.5), ja alles siis, kui tehniku allkiri ja PDF on olemas.

Miks see on jõustatud, mitte soovitatud. Kliendi allkiri külmutab akti kõigile, ka adminile: pärast seda keeldub iga salvestus, parandus ja PDF-i uuesti tegemine. Varem sai tehnik ulatada tahvli kliendile, võtta allkirja ja alles siis avastada, et aktil ei ole PDF-i ja ei saa enam kunagi olema. Kliendi allkirjaga akti vormi avamisel öeldakse, et muutmine on suletud ja paranduse jaoks tuleb koostada uus akt.

3.1 Kust akt sünnib

Hooldustöölt. Tehnik avab objekti päeviku (QR-kleebiselt või objektide registrist “Ava päevik”), valib hooldusülesande ja seadme, ja jõuab akti valijasse: seal on iga teie avaldatud aktiivne mall, mille ulatus katab selle süsteemitüübi (nupu silt on malli nimi).

Valija on ettevaatlik: kui sina ise lõid sama objekti, ülesande, seadme ja pileti kohta mustandi viimase 15 minuti jooksul, avatakse seesama mustand, mitte uus. Kolleegi mustandit ega allkirjastatud akti see kunagi ei ava. Kui seade on vahepeal eemaldatud, öeldakse seda (“Seade on eemaldatud”).

Kui Päevaplaan on kasutusel, kontrollib valija ka plaani: töö, mis ei ole tehniku plaanis, saab vastuseks “Töö ei ole sinu päevaplaanis”, kui Päevaplaani säte “Sulgeda otse aktiga” on välja lülitatud.

Piletilt. Pileti kaardi “Koosta akt” seob akti piletiga; iga piletiga seotud akt pakub pärast PDF-i pileti sulgemist (3.2).

Väljakutselt. Väljakutse lehe nupp (“Loo {mall} akt”) loob need mallid, mille olete Seadetes märkinud (“Väljakutsest loodavad aktid”; vaikimisi ei ole märgitud ühtegi, ja siis nuppu ei ole). Kastike “See on väljakutse” on sel juhul juba lukus, all rida “Seotud väljakutsega #{id}”.

Aktide lehelt. Admin: nupp “Uus akt” → objekt → “Süsteem” → “Seade”. Välistööst: Minu töö → Tunnid, “Koosta akt” → “Kus töö tehti?” (objekt või vaba aadress); tunnid saab kanda hiljem.

Kui objektil on rohkem kui üks seade, küsib süsteem enne akti loomist, millise kohta see käib: “Vali seade”, sest päevikukanne läheb selle seadme alla. Vastus otsustab, kelle ajalukku töö kirja läheb, ja seda hiljem ümber tõsta ei saa.

Ilma milletagi. Akti saab luua ka sidumata, ilma objekti ja piletita (nt akt võõrale aadressile). Sellised aktid elavad lehel “Sidumata aktid” (3.6).

3.2 Akti täitmine

Salvestusnuppu ei ole. Vorm salvestab ise; indikaator ütleb “Salvestatud ✓”. Kui keegi muutis sama akti teises seadmes, peatub salvestus ja palub leht uuesti laadida, mitte ei kirjuta teise tööd üle.

Kohustuslikud väljad. Mustandit võib salvestada poolikuna; täielikkust kontrollitakse allkirja ja PDF-i hetkel. PDF peab ütlema: kellele ja kus, millal, mida tehti, tulemus ja kes tegi; milline väli on kohustuslik, otsustab malli autor (3.8). Puudumisel ütleb vorm “Akt on poolik, täitmata välju: N”.

Eelvaade on kohustuslik. “Eelvaade ja koosta PDF” näitab dokumendi täpselt sellisena, nagu ta trükitakse; selle all kinnitusnupp “Kinnita ja koosta PDF”. PDF-i õnnestumisel kirjutatakse objekti päevikusse kanne (akti kuupäevaga, mitte tänase kellaga), ja kui akt on seotud piletiga, küsitakse: “Sulge pilet?” → “Sulge pilet” / “Ära sulge”. PDF ise piletit kunagi ei sulge. Kui allkirjastatud aktilt lahkutakse enne PDF-i, hoiatab leht, et akt jääb ilma PDF-ita.

Kopeeri eelmisest. “Kopeeri püsiandmed eelmisest aktist” võtab sama seadme viimase lõpetatud akti püsiandmed (näiteks nimetused, margid ja kogused), mitte kunagi mõõtmisi ega linnukesi (“Asenda” või “Täida ainult tühjad”). Mis on püsiandmed, märgib malli autor.

Kes tohib muuta. Mustandit muudab admin alati ja tehnik oma mustandit säte “Akti muutmise aken (tundi)” jooksul (vaikimisi 12; ühele tehnikule saab seada eraldi väärtuse tema kaardil). Võõrast akti tehnik ei muuda: “Seda akti saab muuta ainult selle koostaja.” Akti, millel on PDF, ei muudeta vormil üldse, ainult parandusega (3.4a).

15 minutit ei ole muutmisaken, vaid loomise aken (3.1): kaks vajutust selle sees avavad sama mustandi.

Akti kuupäev. Uue akti kuupäev on tänane. Tagasiulatuvalt saab kuupäeva liigutada ainult õigusega “Tagasiulatuv kuupäeva muutmine”; see on eraldi õigus piletite omast (“Tagasiulatuv töö kuupäev”).

Päevikukanne järgib akti. Kanne saab oma kuupäeva akti kuupäevast, ja iga parandusega koostatud uus PDF kirjutab kande uuesti akti järgi üle, sealhulgas käsitsi tehtud kuupäevaparanduse. Töövoog on seega alati sama suund: paranda akti ja koosta uus PDF, mitte ära paranda päevikukannet. Päeviku kuupäeva muuda otse ainult neil kannetel, millel akti ei ole.

3.2a Mustand aegub

Allkirjastamata mustand on tehniku tööpaber, mitte dokument. Kui omanik ei allkirjasta seda “Akti muutmise akna” jooksul (vaikimisi 12 tundi loomisest), kustutatakse mustand automaatselt, täidetud või tühi, seotud või mitte. Pilet jääb lahti olekusse “Akt koostamata”.

• Tehnik näeb mustandi juures, millal see kustub: “Mustand, kustub {aeg}”, ja saab teate säte “Mustandi kustutamise hoiatus (tundi enne)” ajal (vaikimisi 2 tundi enne).
• Hoiatamata mustandit ei kustutata. Kui mustand leitakse aegunult, kuid teade on saatmata (nt pärast katkestust), saadetakse kõigepealt teade ja kustutatakse alles hoiatusaja möödudes.
• Admin ei näe mustandeid ülevaatusjärjekorras ega Telegramis: need on tehniku asi.
• Kustutatud mustandi link ütleb “Mustand on kustutatud” ja millal. Kui tehnik täitis seda telefonis, jäävad andmed telefoni alles (Minu töö näitab “Telefonis on kustutatud mustand”), nuppudega “Vaata” ja “Eemalda telefonist”. Taastamist ei ole.

3.3 Võrguta töö

Aktivormid töötavad ka ilma võrguta: sisestatu jääb seadmesse ja PDF-i koostamine läheb järjekorda (“Võrguta: eelvaade pole saadaval, PDF luuakse ühenduse taastumisel”; teade “Salvestatud telefoni, saadetakse võrgu taastumisel”). Võrgu taastumisel proovitakse automaatselt; Minu töö näitab “Ootel PDF-id: N” nupuga “Saada kohe”. Kirjed on seotud kasutajaga, nii et jagatud tahvel ei paku ühe inimese sisestust teisele.

Kui server keeldub (nt kohustuslik väli puudu), ei kao midagi: aktilehtede ülaservas on riba “PDF jäi koostamata”, mis nimetab puuduvad väljad. “Ava akt” viib vormile, paranda ja koosta PDF uuesti. Riba näitab uusimat; kui neid on mitu, lisab “Veel {count} akti ootab parandust”.

3.4 Akti leht

Vaata akti viib alati akti lehele, igas faasis, ka mustandil. Siin on:

• olek, objekt, kuupäev, akti nr (12-täheline kood), allkirjastaja nimi;
• PDF: valmis PDF-i vaatamine ja allalaadimine, ning “PDF versioonid”: iga versioon koos liigiga (“Koostatud”, “Parandatud”, “Kliendi allkirjaga”, “Uuesti koostatud (admin)”) ja paranduse põhjusega. Ühtegi versiooni üle ei kirjutata, vanad jäävad allalaaditavaks;
• kui PDF-i koostamine ebaõnnestus: süsteem proovib ise uuesti (esimene kord minuti pärast, siis järjest harvem, kokku 8 katset) ja näitab “PDF-i koostamine ootab kordust”. Põhjus nimetatakse liigi kaupa (“Aegus”, “Faili salvestus ebaõnnestus” või “PDF-teenus ei vastanud”) ja nupp “Proovi uuesti” (adminile ja akti tehnikule; 3 katset 5 minuti kohta, siis “Liiga palju katseid. Proovi hiljem.”). Päevikus seisab töö ajal “PDF valmib…”;
• “Muuda akti”: mustandi vormile (admin alati, tehnik oma akna sees);
• “Paranda akti”: lõpetatud aktile, vt 3.4a;
• “Kustuta”: ainult mustandil. Täidetud akti (“Täidetud akti ei saa kustutada.”), allkirjastatud akti või päevikukandega akti kustutada ei saa. Adminil nõuab nupp õigust “Aktide kustutamine”; tehnik võib kustutada oma mustandi;
• allkirjastamise plokk: vt 3.5.

Aktiridade nimekirjades (pilet, väljakutse, objekt, päevik) avab silm alati akti lehe. Pliiats ilmub ainult siis, kui sa saad praegu midagi muuta, ja selle silt ütleb, mida: “Muuda” (mustand), “Paranda akti” (tehniku parandus) või “Paranda andmeid” (admin).

3.4a Akti parandamine

Lõpetatud akti (tehniku allkiri ja PDF) ei muudeta vormil: viga parandatakse parandusega, mis koostab uue PDF-i versiooni. Eelmine versioon jääb alles.

“Paranda akti” (tehnik või admin):

1. Akti lehel “Paranda akti”, kirjuta põhjus (3 kuni 500 märki), “Alusta parandamist”.
2. Vorm avaneb ribaga “Parandamisel. Põhjus: …”. Tee muudatused.
3. Allkirjasta tehniku väljal uuesti (sama allkirja korduskasutamine ei lähe läbi).
4. “Kinnita ja koosta PDF”: tekib uus versioon liigiga “Parandatud”, päevikukanne uuendatakse.

Tehniku aken. Tehnik parandab oma akti säte “Akti parandamise aken (tundi)” jooksul (vaikimisi 24 tundi esimesest PDF-ist); akti lehel seisab “Saad akti parandada kuni {aeg}.” Aken sulgub kohe, kui kliendile on saadetud allkirjastamise teade; pärast seda parandab ainult admin. Parandamise aken peab olema pikem kui akti muutmise aken; Seaded ei luba teisiti. Iga tehniku parandus läheb teatena adminile (põhjus ja link).

Klient. Kui klient oli aktist juba teavitatud, saab ta pärast parandust e-kirja “Akt on parandatud” koos põhjusega: eelmine versioon ei kehti, kehtib uus. Kliendi allkirja järel ei paranda keegi.

“Paranda andmeid” (ainult admin õigusega “Aktide kustutamine”): kui töö on õige, aga rekvisiidid valed (tellija, objekti aadress, kontaktisik ja telefon, akti saaja e-post ja nimi). Tehnik ei pea uuesti allkirjastama; põhjus on kohustuslik ja tekib uus versioon “Uuesti koostatud (admin)”. Töö sisu, read, tulemused, kuupäevad ja allkirjad on siin muutmatud.

Kinni jäänud parandus. Kui tehnik avas paranduse ega lõpetanud seda, on adminil kaks väljapääsu: “Katkesta parandamine” (akt läheb parandamise eelsesse seisu) ja “Lõpeta andmeparandusena” (kui muudeti üksnes rekvisiite). Kui muudeti töö sisu, tuleb parandus lõpetada tehniku uue allkirjaga.

3.5 Allkirjastamine

Kolm kanalit. Igaüks nõuab tehniku allkirja, PDF-i ja et parandus ei ole pooleli, ning klient allkirjastab täpselt selle PDF-i versiooni, mida talle näidati. Kui akt vahepeal muutus, öeldakse “Akt on muutunud, vaata uuesti” ja midagi ei salvestata.

1. Kohapeal: akti lehel “Klient allkirjastab siin”. Näita kliendile PDF-i, sisesta kliendi nimi (e-post valikuline) ja lase tal allkirjastada.
2. Kliendiportaal (kui portaal on komplektis ja aktil on seade): “Allkirjastamine toimub kliendiportaalis.” Klient logib sisse, näeb kaarti “Allkirjastamata aktid”, vajutab “Allkirjasta” ja joonistab allkirja (“Soovitame allkirjastada telefonis, sõrmega on mugavam.”).
3. E-posti link: varukanal (“Saada allkirjastamise link e-postiga”; admin: “Loo allkirjastamise link”) ja ühekordse akti ainus kauge kanal. Sisesta aktile kliendi e-post, salvesta, link/QR ilmub. Link on seotud selle e-postiga: aadressi muutmine tühistab vana lingi. Link kehtib piiratud aja; aegunud link ütleb “Link on aegunud”, vigane “Link on aegunud või vigane” ja palub küsida uus link töö teostajalt. Töötaja kontolt lingiga allkirjastada ei saa.

Objektiga akt, millel pole seadet, piletit ega väljakutset, allkirjastatakse ainult kohapeal. Allkirjastamise lehed ja PDF on alati eesti keeles, sõltumata kasutaja keelest.

Pärast allkirja tehakse PDF-ist uus versioon “Kliendi allkirjaga”. Kui see ebaõnnestub, allkiri jääb ja koostamist korratakse automaatselt.

Kui mallil on lahter “Tellija märkused”, täidab selle klient allkirjastamisel.

Automaatsed kirjad. Kaks tööd (Seaded → Automaatika → Aktid): igapäevane esmateade uue allkirjastamata akti kohta ja iganädalane meeldetuletus. Kiri läheb objekti peakontaktile (objekt leitakse akti seadme kaudu), PDF manuses; portaalikasutaja saab samal ajal push-teavituse. Teavituste algus: klient ei saa kunagi kirja akti kohta, mille kuupäev on varasem kui tema “Teavituste algus” (vt peatükk “Päevik ja kliendiportaal”, 5.10); portaali konto loomise kuupäev otsustab, kui vanast ajaloost teavitatakse.

Vaikiv vastuvõtt. Säte “Vaikiv vastuvõtt: N tööpäeva (0 = väljas)”, vaikimisi väljas. Kui see on sees ja klient on esmateate saanud, kuid ei allkirjasta N tööpäeva jooksul, märgitakse akt “Loetud vastuvõetuks {kuupäev}” ja meeldetuletused lõpevad. Klient võib siiski hiljem allkirjastada; allkiri on alati tähtsam. Saatmata akti see ei puuduta.

Ühekordne akt (objektita, piletiga) automaatikasse ei kuulu: tal pole objekti ega kontakti. Tema link saadetakse käsitsi akti lehelt.

3.6 Aktide leht: Register, Sidumata, Ülevaatamata

Kolm nimekirja elavad ühes kohas, külgriba Aktid (/admin/acts): “Register, sidumata ja ülevaatamata aktid ühes kohas.” Kolm sakki, ja iga sakk vastab eri küsimusele.

Register: mis me oleme kirjutanud?

“Aktide register”: “Kõik aktid kuude kaupa. Arhiiv, mitte töönimekiri, siit ei kao midagi.” Kõik aktid koos, iga mall oma tüübina. Veerud: Kuupäev · Tüüp · Objekt · Olek · Ava; filtrid objekt, tüüp, olek. Oleku all võib olla lisamärk (“Parandamisel”, “Loetud vastuvõetuks”).

Registris on ka “Lae kuu varukoopia (ZIP)”: ühe kuu aktide PDF-id ühe failina. See on ainus varukoopia, mille kasutaja ise teha saab. Kaks keeldumist ütlevad, miks ta vahel ei tööta: tühi kuu (pole ühtegi PDF-iga akti) ja liiga suur kuu (korraga kuni 500 akti).

Sidumata: mis on meil kirjutatud, mis ei kuulu millegi juurde?

“Sidumata aktid”: “Aktid, mis on loodud ilma objekti ja piletita.” See on register, mitte tööjärjekord: read jäävad siia püsivalt, kuni akt kustutatakse või seotakse. Veerud: Vorm · Kuupäev · Koostaja · Olek (“Mustand”, “Ootab PDF-i”, “Lõplik” = tehniku allkiri ja PDF, “Andmeviga”).

Ülevaatamata: mis vajab inimese otsust?

Siia jõuavad ainult aktid, kus tehnik tegi oma osa, aga süsteem jäi hätta, või kus päevikukanne puudub. Mustandeid siin ei ole (need aeguvad omaniku aknas, 3.2a). Iga rida kannab ühte põhjust:

Põhjus	Mis see on	Lahendus
“Ootab PDF-i” / “PDF ebaõnnestus, kordame (n katset)”	tehnik allkirjastas, PDF puudub ooteaja järel (säte “Orbaktide ooteaeg”, vaikimisi 24 h) või koostamine ebaõnnestus	“Proovi uuesti”
“PDF-i kordused lõppesid (n katset)”	automaatsed katsed on otsas	“Proovi uuesti”
“Parandamine pooleli”	parandus on avatud üle ooteaja	akti leht, vt 3.4a
“PDF-fail puudub”	öine kontroll ei leidnud salvestatud faili	“Proovi uuesti” koostab uue versiooni
“Kliendi allkiri PDF-ist puudu”	klient allkirjastas, aga allkirjaga PDF jäi tegemata	“Proovi uuesti”
“Allkirjad vales järjekorras”	andmeviga: näiteks PDF ilma tehniku allkirjata	ava akt ja otsusta
“Päevikukanne puudub”	akt on valmis, objekt olemas, aga päevikus rida puudub	“Loo päevikukanne”

Leht grupeerib need kaheks: “Lõpetamata aktid” (PDF puudub) ja “Päevikukanne puudub”; legend “Mida põhjused tähendavad” seletab iga põhjuse.

Kannet nõutakse ainult seal, kus ta üldse võimalik on. Objektita aktil (ühekordne, vaba tellija) ei saa päevikukannet kunagi olla. Kui objektil pole ühtegi seadet või on neid mitu ja aktil seadet ei ole, küsib “Loo päevikukanne”, millise seadme alla kanne läheb. Oletamine paneks päris töö vale seadme alla lehel, mida elanikud loevad: parem tühi kui vale.

“Jäta alles” (ainult põhjustel “Allkirjad vales järjekorras” ja “Päevikukanne puudub”) tähendab “see hoiatus on vale”: akti ennast ei muudeta ega kustutata, ja sama põhjus ei tule tagasi. Kui hiljem tekib teine põhjus, ilmub akt uuesti. Lehe vihje lõpetab sama mõttega: “Automaatselt siit midagi ei kao.” Kustutada siit ei saa, sest igal real on allkiri või PDF.

Telegram (“Orbaktide ülevaatamise teated”) saadab kokkuvõtte uutest ridadest koos lingiga igale aktile.

3.7 PDF ja jagamine

Akti PDF avaneb avaliku lingiga, mille aadress on akti 12-täheline kood: sama loogika nagu objekti kleebisel. Linki saab saata, QR-i saab skannida, sisselogimist ei nõuta. Kood on praktiliselt äraarvamatu; korduvad valed katsed blokeeritakse ja logitakse. Ära pane akti sisusse midagi, mida lingi valdaja ei tohiks näha: link ONGI juurdepääs.

Avalik link näitab ainult kehtivat versiooni. Varasemaid versioone näevad personal, selle objektiga seotud portaalikasutaja ja kehtiva allkirjastamislingi omanik (ainult selle akti kohta).

3.8 Aktimallid (mallipõhiste aktide koostaja)

Kellele: admin + õigus “Aktimallide haldus”. Leht “Aktimallid” → “Uus mall” (kood on püsiv; URL-nimi tuletatakse nimest) → malli leht.

Versioonid. Mallil on versioonid; korraga on lahti üks mustand. “Uus versioon” alustab kas viimase avaldatud koopiast või tühjast. “Avalda” teeb versiooni muutumatuks: “Avaldatud versiooni ei saa muuta. Edasisteks muudatusteks tuleb luua uus versioon.” Iga akt kinnitub loomisel versiooni, mitte malli külge: vana akt renderdub igavesti oma versiooniga, ka siis, kui mall on ammu edasi läinud.

Kaks režiimi. “Lõuend”: paber keskel, vasakul tööriistad (väljad, “Lisa tabel” = korduvad read nagu seadmed ja visiidid, “Lisa maatriks” = üks rist kahe valiku vahel), paremal omadused. Klõps paletil loob välja kohe; tabel ja maatriks küsivad viisardis mõõdud. “JSON”: kogu skeem tekstina, sh algread ja vaikeväärtused, mida lõuend ei näita; koos vormindamise, impordi ja ekspordiga. Vigane struktuur ei lase lõuendile (“Lõuendile ei saa lülituda, kuni struktuur on vigane.”): paranda JSON-is.

Valideerimine. Paneel ütleb “Struktuur on korrektne” või loetleb vead; lõplik kohtunik on server. Avaldamine kontrollib ka sõnastikke: kui mõni valikuväli või maatriksitelg viitab sõnastikule, mida ei ole, avaldamine katkeb, muidu jääks väli igaveseks tühjaks.

Kohustuslikud väljad on autori valik. Mall ilma kohustuslike väljadeta salvestub ja avaldub, aga redaktor hoiatab: “Mallil pole kohustuslikke välju, tühja akti saab lõpetada.” Tellija, aadress, kuupäev ja tulemus tasub kohustuslikuks märkida.

Malli omadused.

• “Ulatus”: millistel süsteemitüüpidel akti loomise nupp ilmub (tühi = kõik). Halduslik: muudetav igal ajal, uut versiooni ei nõua.
• “Aktiivne”: väljalülitamine saadab malli pensionile: uusi akte ei looda, vanad jäävad. Kustutamist ei ole kusagil.
• URL-nimi lukustub esimesest aktist alates (“URL-nime ei saa muuta, malli alusel on juba akte koostatud”).
• “Lubatud väljaspool süsteemi tehtud töö jaoks”: kas tehnik saab seda malli kasutada välistöö aktiks (3.1). Mõjutab ainult uusi akte.

Osalus: kaks lülitit, ilma milleta mall pileteid ei kinnita. Mõlemad on vaikimisi väljas ja otsustavad, kas sellest mallist tehtud akt loeb selle pileti jaoks, mille vastu ta esitati:

Lüliti	Rahuldab tööliigi, mille akti strateegia on	Tähendus
“Kinnitab töö teostamist”	töö kinnitus (nt paigaldus, remont)	tsükli kohta piisab ühest aktist; seadmete kaupa ei loeta
“Kinnitab hooldustsükli täitmist”	seadmete kaupa	akt läheb selle seadme hoolduse arvestusse

Mall, mis ei kanna kumbagi, ei kinnita midagi. Tehnik saab ta täita ja esitada, kuid pilet ütleb ikkagi akt puudub. Malli lehel seisab siis märkus “See mall ei kinnita pileteid ega tsükleid.” See on kõige tähtsam asi, mida esimest malli koostav operaator teadma peab. Kui teie mallid on tehtud enne nende lülitite tulekut, käi nad üle.

Väljakutsest loodavad aktid (Seaded): linnuke iga aktiivse avaldatud malli jaoks. Kui ühtegi pole märgitud, väljakutse pealt akti luua ei saa.

3.9 Seaded (Automaatika → Aktid)

Säte	Vaikimisi	Mida teeb
“Akti muutmise aken (tundi)”	12	kui kaua tehnik oma mustandit muudab; seejärel mustand kustub (tehnikupõhiselt muudetav)
“Mustandi kustutamise hoiatus (tundi enne)”	2	millal tehnik saab teate aeguvast mustandist
“Akti parandamise aken (tundi)”	24	kui kaua tehnik oma lõpetatud akti parandab; peab olema pikem kui muutmise aken
“Suletud piletitele aktide loomine”	väljas	kas tavaadmin võib siduda akti suletud piletiga (superadmin alati)
“Orbaktide ooteaeg (tundi)”	24	kaua oodatakse pärast viimast muudatust, enne kui akt ilmub Ülevaatamata järjekorda; mustandeid see ei kustuta
“Allkirjastamata aktide teavitus” + kellaaeg	sees	igapäevane esmateade kliendile
“Allkirjastamata aktide meeldetuletus” + nädalapäev	sees	iganädalane kordus
“Vaikiv vastuvõtt: N tööpäeva (0 = väljas)”	0	allkirjastamata akt loetakse vastuvõetuks (3.5)
“Orbukirjete koristus” + kellaaeg	sees, 20:00	õhtune kontroll, mis täidab Ülevaatamata järjekorda ja otsib puuduvaid PDF-faile
“Orbaktide ülevaatamise teated”	sees	Telegrami kokkuvõte uutest järjekorra ridadest

---

Töövood

A. Hooldusvisiit algusest lõpuni

1. Skanni objekti QR → päevik → vali ülesanne ja seade → akti valija.
2. Vali oma hooldusakti mall (nupu silt on malli nimi). Vajadusel “Kopeeri püsiandmed eelmisest aktist”.
3. Täida: “Salvestatud ✓” jookseb ise. Kui allkirjaväli näitab “Enne allkirjastamist täida:”, täida loetletud väljad. Joonista allkiri.
4. “Eelvaade ja koosta PDF” → kontrolli → “Kinnita ja koosta PDF”.
5. Seotud avatud pilet? “Sulge pilet?” → “Sulge pilet”.
6. Akti lehel olek “Koostatud”. Kui klient on kohal: “Klient allkirjastab siin”. Muidu allkirjastab ta portaalis või lingiga. Päevikukanne on juba kirjas.
7. Klient allkirjastab → “Allkirjastatud”, PDF-ist uus versioon allkirjaga.

B. Väljakutse → akt

Väljakutse leht → “Loo {mall} akt” (mall, mille olete Seadetes märkinud) → “See on väljakutse” on lukus, “Seotud väljakutsega #N” → täida, allkirjasta → “Kinnita ja koosta PDF”. Päevikukanne märgitakse väljakutseks.

C. Uus mall → esimene akt

“Aktimallid” → “Uus mall” → lõuendil väljad/tabel, märgi kohustuslikud → “Salvesta” → “Eelvaade” (näidisandmed) → lülita sisse “Kinnitab töö teostamist” või “Kinnitab hooldustsükli täitmist” → “Avalda” → mall ilmub akti valijasse igal objektil, mille süsteemitüüp on Ulatuses; soovi korral linnuke “Väljakutsest loodavad aktid” alla.

D. Tehnik oli võrguta, server keeldus

Keldris täidetud akt läks järjekorda; võrgu tulles server keeldus (kohustuslik väli tühi). Aktilehe ülaservas on riba “PDF jäi koostamata” puuduvate väljadega → “Ava akt” → täida puuduv → koosta PDF uuesti. Midagi ei kadunud.

E. PDF jäi tekkimata

Olek “Ootab PDF-i”. Kui tehnik ei vajutanud “Kinnita ja koosta PDF”, on see tema samm: ava vorm ja lõpeta. Kui PDF-i koostamine ebaõnnestus, proovib süsteem ise uuesti; akti lehel “Proovi uuesti” (3 katset / 5 min). Ooteaja järel ilmub akt Ülevaatamata järjekorda. Kui päevikukanne jäi tegemata, kasuta seal “Loo päevikukanne”.

F. Vale nupuga loodud akt

Mustand: akti leht → “Kustuta” → “Kustuta see mustand?”. Kui sa seda ei tee, kustub mustand niikuinii muutmise akna lõpus. Kui allkiri või PDF on juba olemas, kustutada ei saa: paranda akti (“Paranda akti”) või jäta see alles ja loo õige akt valijast uuesti.

G. Viga juba koostatud aktis

Tehnik, akna sees: akti leht → “Paranda akti” → põhjus → muuda → allkirjasta uuesti → “Kinnita ja koosta PDF”. Aken möödas või klient teavitatud: admin teeb sama. Ainult vale tellija või aadress: admin “Paranda andmeid”, tehniku uut allkirja pole vaja. Kliendi allkirja järel: koosta uus akt.

H. Klient ei allkirjasta

Esmateade ja nädalane meeldetuletus lähevad ise. Kui ei aita: akti leht → “Loo allkirjastamise link” → saada link mõnda muud kanalit pidi. Ilma e-postita ütleb süsteem “Aktil puudub saaja e-post”: sisesta e-post allkirjastamise plokis. Kui “Vaikiv vastuvõtt” on sees, märgitakse akt pärast määratud tööpäevi vastuvõetuks.

---

Õigused ja moodulid

Lehekülg / tegevus	Vajalik õigus	Vajalik moodul
akti vormid, valija, akti leht, “Paranda akti”	(admin/tehnik)	Aktid
mustandi kustutamine (admin), “Genereeri PDF uuesti”, “Paranda andmeid”, paranduse katkestamine/lõpetamine	Aktide kustutamine (+ admini roll)	Aktid
akti kuupäeva tagasiulatuv muutmine	Tagasiulatuv kuupäeva muutmine	Aktid
teise tehniku nimetamine akti täitjaks/allkirjastajaks	Teise tehniku määramine aktile	Aktid
Aktimallid	Aktimallide haldus	Aktid
Aktid (Register, Sidumata, Ülevaatamata), “Uus akt”	(admin)	Aktid
piletiseos, “Sulge pilet?”, ühekordne akt		Aktid + Tööd
“See on väljakutse”; väljakutse akti nupp		Aktid + Väljakutsed
akti loomine päevikust (valija), päevikukanne		Aktid + Päevik
portaali allkirjastamine, automaatsed kirjad portaalilinkidega		Aktid + Kliendiportaal (väljas: kirjad kannavad allkirjastamislinki)
avalik PDF-link, lingiga allkirjastamine	(avalik)	Aktid

Hea teada

• Akti kood on link. Avalik PDF ja allkirjastamise link elavad akti koodi peal: ära kirjuta akti midagi, mida lingi valdaja ei tohiks näha.
• Lõpetatud akt on püha. Kustutada saab ainult mustandit; viga parandatakse uue versiooniga, vana versioon jääb alles.
• Mustand kustub ise muutmise akna lõpus (vaikimisi 12 h), alati pärast hoiatust.
• Allkiri ainult täidetud aktile. Poolik mustand on normaalne tööseis.
• Akt elab versiooni, mitte malli küljes. Malli edasiarendus ei muuda ühtegi vana akti.
• Kliendile saadetud teade sulgeb tehniku parandusakna. Edasi parandab admin, ja klient saab teate parandusest.
• “Jäta alles” puudutab ühte hoiatust, mitte akti; teine põhjus toob akti tagasi.
• E-posti vahetus tühistab vana allkirjastamislingi. Saada uus.
• Kuupäevade vaikimisi loogika: akti kuupäev = tänane; pileti sulgemise töökuupäev = akti kuupäev (vt ptk 2.5). Kaks eri tagasiulatuva kuupäeva õigust, aktidel ja piletitel, on meelega eraldi.