Finantsid

6.1 Mis see moodul on, ja neli lukku

Finantsid on ettevõtte rahakontuur: tehnikute töötasu arvestus (palgalehed), tööpäevade arvestus ja arveldamata tööde nimekiri. Moodulit kutsutakse kõikjal Finantsid; sõna «palgaleht» jääb dokumendi enda nimeks.

Sissepääsul on neli lukku, kindlas järjekorras:

1. Moodul tellitud: muidu lehte ei eksisteeri.
2. Roll: ainult administraator.
3. Õigus «Finantsid»: eraldi õigus, adminil vaikimisi väljas; ilma selleta: «Sul puudub õigus palgaandmetele juurde pääseda». Parool siin ei aita: see on õiguste, mitte parooli küsimus.
4. Parool: nagu lepingutel: «Finantsid on lukus», sisesta oma parool, et jätkata. Avamine kehtib 120 minutit. Lepingute ja Finantside paroolid on eraldi lukud: ühe avamine teist ei ava. Lukus olekus ei renderdata lehe sisu üldse, ükski summa ei jõua ekraanile.

Õigus «Finantsid» valvab ka iga rahakirjutajat serveris, sh tööpäeva lõpuaja parandust: admin, kes ei tohi Finantse avada, ei tohi liigutada ka numbrit, mis palgalehele maandub.

6.2 Kuu ülevaade (Finantsid → kuu)

Üks nimekiri: tehnikud valitud kuus, suurim summa ees. Iga rida kannab kaht eri fakti, ja leht ütleb selle ise välja: «Summad arvutatakse iga kord uuesti elavatest andmetest. Staatus näitab palgalehte: kinnitatud leht on külmutatud ja selle summad enam ei muutu.»

• Numbrid on ELUSAD: arvutatakse igal avamisel piletitest, väljakutsetest, välitöödest ja tööpäevadest. Kui muudad hinda, liigub ka mullune number (kui selle kuu leht pole kinnitatud).
• Kiip on DOKUMENT: palgaleht puudub (kriips) · Mustand (merevaigukollane; ↺ märgiga, kui taasavatud) · Kinnitatud (roheline, lukuga).

Veerud: Tehnik (nimi on link tehniku kuulehele) · Piletid (p) · VK (p) · Välitööd (h) · Kokku (punktirežiimis ≈ €-rida all) · Muu (lehe käsiread; kriips = lehte pole, mitte null) · Taotlused (ootel kütuse- ja laohüvitised, mitte kuupõhised) · Palgaleht.

Päises: kuu valik, kolm KPI-d (Palgafond · Suletud piletid · Palgalehed n/m), nupp Tariifid (6.8) ja Genereeri palgalehed / Genereeri uuesti: sama toiming mõlemal juhul. See täidab iga mustandi elavast arvestusest, säilitab käsitsi lisatud read ja ei puutu kinnitatud lehti. Genereerimine pole hävitav ja kinnitust ei küsi.

Lehe jalas kaks pehmet hoiatust (kumbki ei blokeeri): «{n} väljakutset tundideta» (makstakse ainult baastasu, lisa tunnid) ja «{n} ootel ülekannet» (väljamakse märgitud, pilet veel sulgemata, arvestusse ei lähe).

6.3 Tehniku kuuleht (palgapäeva leht)

Kolm plaati (Kokku · Välitööd summa · Välitööd tundides), siis 2/3+1/3 võrk: vasakul kuu TÖÖ (suletud piletid, väljakutsed, välitööd, Tööpäevad), paremal raha, mida tabelites pole: Muu (lehe read) ja Ootel taotlused.

Suletud piletite tabeli reamärgised, mida tasub tunda:

• kaldkirjas (üle kantud ← kuu): rida loeb siin kuus väljamakse kuu ülekande tõttu; päris töökuu on nimetatud;
• (osaline): summa sisaldab osalist väljamakset, mitte kogu pileti hinda;
• (arhiveeritud): pilet või väljakutse on arhiveeritud. Arhiveerimine peidab rea, aga raha ei muuda: arhiveeritud töö loeb palgas täies mahus. Eksikombel sisestatud topelt-väljakutse parandatakse summaga 0 või kustutamisega, mitte arhiveerimisega. Arhiveerimine kuu lukku ei küsi;
• punane Väljamakse: negatiivne jääk, hinda vähendati alla juba väljamakstu. Näidatakse ausalt, kunagi ei peideta ega nullita.

Veerg «Akt» on dokumentatsioon, mitte raha: ta ei muuda sentigi. Kuus olekut: ✓ akt olemas · n/m osaline · ✗ akt puudub · kriips = pole vajalik (töö liik akti ei oota) · ? periood puudub · administratiivselt suletud (põhjus tekstina: administratiivselt suletud pilet pole töö, mille eest akt võlgu oleks).

Kui kuul on palgaleht, kannavad töötabelite read võrdlusmärki lehe vastu: ✓ palgalehel (rida on lehel sama summaga) · ≠ muutunud (rida on lehel, aga summa on vahepeal liikunud) · + pärast lehte (rida tekkis pärast genereerimist). Nii on mustand vaatluspost: ühe pilguga on näha, mis on lehel ja mis on elavas arvestuses vahepeal muutunud; «Genereeri uuesti» viib lehe järele. Tööpäevade tabel märke ei kanna, ja leht ütleb seda ise: «Tööpäevade read ei kanna palgalehel viidet: võrdlus pole rakendatav.»

Tunnipõhise tehniku kuu tuleb tööpäevadest: tema tunnid on näha tema enda lehel Minu töö → Tunnid, Registri tehnikukaardi kuureal «Tööpäevad» ja palgalehel real Tööpäev.

6.4 Neli tuluallikat ja tehniku palgaviis

Allikas	Valem	Tariif
Pilet	osalised väljamaksed + (hind − Σ väljamaksed) × osakaal sulgemisel	pileti hind
Väljakutse	baastasu + tunnitasu × (tunnid − 1); või käsitsi summa kogu väljakutsele, mis jagatakse osalejate vahel	Seaded → Finantsid
Välitöö	tunnid × tunnihind; või rea käsitsi summa	Seaded → Finantsid
Tööpäev	kestus × tunnihind (sessiooni kaupa)	tehniku tunnitasu, muidu üldine

Tehniku palgaviis valitakse tehniku kaardil: tükitöö (osalus piletitest; osakaalud peavad sulgemisel andma kokku täpselt 100) või tunnitasu (piletiosalus sulgemisel 0, kuu tuleb tööpäevadest). Palgaviisi loeb server sulgemise hetkel. Käsitsi summa reeglid: null tähendab «see ei maksa midagi» ja jääb kehtima; «üle kirjutamata» on eraldi olek.

6.5 Palgalehe elukaar ja kuu lukk

Mustand on elus, kinnitatu on külm. Genereerimine täidab mustandi; mustandit võib genereerida uuesti kasvõi iga päev, käsiread säilivad. Automaatset mustandite loomist ei ole: lehe loob alati inimene.

Kinnita: külmutamise hetk. Hoiatus ütleb kaanoni: «Kinnitamine külmutab kõik summad, punkti hinna ja ühiku. Suletud kuu parandus käib hilisema kuu parandusreaga.» Üks tehing kirjutab oleku, kinnitaja, hetke kursi ja režiimi ning kogusummad; kursi hilisem muutmine ei liiguta midagi juba makstut. Tühja lehte kinnitada ei saa.

Ava uuesti: ainus tee kinnitatud lehte; põhjus on kohustuslik, endised summad jäävad auditisse, leht on taas mustand ja kannab püsivalt märki, et seda on taasavatud. Kinnitatud lehte kustutada ei saa.

Kustuta mustand: eemaldab mustandi koos käsiridadega; vajalik harva, sest mustand ei lukusta midagi.

Kuu lukk: mustand vaatleb, kinnitatu lukustab. Mustandi olemasolu ei keela ühtegi rahakirjutist: kuu on vaba ja palgapäeva vaade märgib iga rea seisu lehe vastu (6.3). Alles kinnitatud leht paneb kuu kinni: piletite sulgemine ja taasavamine, töö kuupäev, väljamakse kuu, osalised väljamaksed (sh kustutamine ja storno), hinna muutmine ja summade käsitsi ülekirjutamine keelduvad («Kuu {kuu} on suletud: palgaleht on kinnitatud.»), kuni leht on uuesti avatud. Lukk käib selle tehniku kohta, kelle lehele rida maandub, mitte selle kohta, kes parasjagu muudab. Administraatoril möödapääsu ei ole. Vabastusvoog:

kinnitatud → Ava uuesti → mustand (kuu vaba, erinevused märgitakse)
→ paranda pilet → Genereeri uuesti → Kinnita

Suletud kuu parandamise kaanon: kinnitatud kuu viga ei parandata tagantjärele kuu sees. Kaks õiget teed: Ava uuesti (kui palk pole veel makstud) või parandusrida järgmise kuu lehel («Lisa rida»: hüvitis või mahaarvamine, vabalt nimetatav, märkega, millist kuud see parandab). Näiteks: leht luuakse kuu alguses vaatamiseks ja kinnitatakse kokkulepitud päevaks; mis pärast kinnitamist sisse tilgub, läheb järgmise kuu reana.

Kütuse- ja laohüvitised liiguvad samamoodi: kui tšeki kuu leht on juba kinnitatud, läheb summa jooksva kuu lehele parandusreana, mis nimetab tšeki kuu.

Read palgalehel: genereeritud rida kustutada ei saa (muuda allikat ja genereeri uuesti); käsirea kustutamine on jääv. Hüvitist samalt laoliikumiselt teist korda kanda ei saa.

Kaks adminit korraga: teine vajutus saab viisaka keeldu, topelt-dokumenti ei sünni kunagi.

Kuu lukk ei peata kunagi akti. Akt on dokument, mitte raha: seda saab ka lukus kuus koostada, allkirjastada ja lõpetada. Kui päevaplaani moodul on kasutusel, otsustab säte «Sulgemine kinnitatud kuusse», mis juhtub, kui pilet suletakse lukus kuusse: vaikimisi «Tõsta tänasesse» (sulgemine kirjutatakse tänase kuupäevaga, tegelik tööpäev jääb plaani kirja), alternatiiv «Keeldu». Ilma päevaplaanita sulgemine lukus kuusse keeldub. Aktiga sulgemine nihutab alati, sõltumata sättest. Kui pilet siiski kinni ei lähe, ütleb süsteem täpselt, mis seisu töö jäi: «Piletit ei saanud sulgeda: palgaleht on kinnitatud nii töö kuu kui ka tänase kuu kohta. Pilet jäi olekusse „Akt koostamata“.»

6.6 Osalised väljamaksed, storno, väljamakse kuu

Osaline väljamakse: punktid tehnikule enne pileti sulgemist (pikk töö, ettemaks). Dialoogis saab summa sisestada punktides või protsendina pileti hinnast; salvestatakse alati punktid. Sulgemisel jagatakse jääk (hind − juba makstu); jääk võib minna miinusesse, kui hinda pärast vähendati. Miinus näidatakse punaselt, kunagi ei peideta.

Töös pilet: eksliku rea kustutab ✕. Suletud pilet: ridu ei kustutata; ekslik väljamakse storneeritakse: rida jääb ajalukku, kõrvale tekib vastasmärgiga storno, summa läheb tagasi jääki. Storno põhjus on kohustuslik (≥3 märki); stornot ei storneerita; storneerida saab kuni grupi (pilet × tehnik × sihtkuu) netoni, mitte alla nulli. Mustand ei keela kumbagi. Kui kuu leht on kinnitatud, keelduvad mõlemad täislausega ja nimetavad tee: ava palgaleht nupuga «Ava uuesti».

Väljamakse kuu: kanna pileti arvestus teise kuusse («ei muuda pileti kuupäeva»). Keeldub, kui piletil on osalised väljamaksed. Reamärgis kuulehel: (üle kantud ← kuu).

6.7 Kolm kuupäeva, üks tabel

Kuupäev	Mis see on	Keda mõjutab
Töö kuupäev	millal töö tehti (vaikimisi akti kuupäev)	palgakuu JA Tehnikute töö
Väljamakse kuu	kuhu arvestus üle kantakse (erand)	ainult palgakuu; kuupäevi ei muuda
Periood (tsükli kuu)	mis hooldustsükli pilet see on	graafik, aktikontroll, Arveldamata tööde filter ja arvete sidumine

Töö kuupäeva muutmine (suletud piletil, «Muuda töö kuupäeva»): mitte tulevikku, mitte varasemaks pileti loomisest, ja kuu lukk kehtib mõlemale otsale: kust lahkutakse ja kuhu saabutakse. Tehnik vajab õigust «Tagasiulatuv töö kuupäev» (vaikimisi väljas; admin saab alati).

Kuupiir on ettevõtte ajavööndis (Seaded → Ettevõte → Töökalender, vaikimisi Eesti aeg): 1. märtsi öösel suletud pilet on märtsi, mitte veebruari oma.

Palk loeb sulgemist, mitte kliendi allkirja. Pilet, mis ootab kliendi allkirja («Ootab allkirja»), läheb palka samamoodi nagu «Valmis» pilet.

6.8 Tariifid ja ühik (Seaded → Finantsid)

Reanimekiri ühe Salvestaga: Palgaarvestuse ühik (Punktid/Eurod, kinnitab end ise, vt allpool) · Punkti hind (€) (ainult punktirežiimis) · väljakutse kaks tariifi (ainult väljakutsete plokiga) · Välitöö tunnitasu · Tööpäeva tunnitasu · lüliti «Tööde hinnad tehnikutele nähtavad» (enda teenitud summad on tehnikule alati nähtavad). Ilma finantsõiguseta näitab sektsioon lukumärget, mitte tühjust: «Nende sätete muutmiseks on vaja finantsõigust (finance). Küsi seda superadminilt.»

Ühiku vahetus küsib kohe kinnitust: «Ükski salvestatud number ei muutu: need tõlgendatakse ümber ühikus {mode}. Hind 3 tähendas enne 3 punkti, pärast 3 eurot. Sildid muutuvad kogu rakenduses.» Vahetus tõlgendab, mitte ei teisenda. Punktirežiimis on €-summad tuletatud ja kannavad ≈; eurorežiimis ei tuletata midagi ja ≈ kaob.

Kolm mõistet, mida samad sõnad segavad: ühik on kogu ettevõtte oma ja puudutab kõiki summasid; tehniku palgaviis (tükitöö/tunnitasu) valitakse tehniku kaardil, mitte siin; kliendi punktimäär (Seaded → Automaatika → Piletid) on kolmas asi: see ütleb, mida punkt kliendile maksab, mitte mida tehnikule makstakse. Segiajaja seaks kliendihinda, arvates et muudab palka, ja ükski ekraan ei vaidleks vastu.

6.9 Palgaleht (PDF) ja kaks CSV-d

Palgaleht (PDF) on mõlemas olekus; kinnitatud lehel on ta jääv dokument: esimesena renderdatud fail võidab, hilisem vajutus annab sama faili. Kinnitamine ja taasavamine kustutavad eelmise ajastu PDF-i, et jääks alati õige.

Sisu: firmapäis rekvisiitidega · pealkiri «Palgaarvestus» tehniku nime ja kuuga · metarida (kinnitatud: kuupäev, külmutatud kurss, kinnitaja; mustand: hetkekurss) · Tasuliigid (rida tüübi kohta) · Ümardus-rida, kui jääk eksisteerib · Kokku · lisa Read, kus iga rida nimetab oma allika («Pilet #382 · TV hooldus · …»). Grupiread + Ümardus = Kokku täpselt, mõlemas veerus.

Teadlikud puudumised: maksuplokki ei ole (tulumaksu, sotsiaalmaksu jm arvutab raamatupidamissüsteem) ja kogusumma silt on Kokku, mitte «brutto» (read sisaldavad ka mahaarvamisi).

Kaks CSV-d (ainult kinnitatud lehel): Laadi alla CSV (maksefail) ja Read (CSV) (realoend kooskõlastuseks). Kumbki ei kanna kogusummat: summa on lehel. Isikukoodi süsteem ei hoia, seega CSV-s seda pole. Failinimed on kujul payslip-<tehnik>-<kuu>-<leht>.pdf, payroll-<tehnik>-<kuu>.csv ja payroll-<tehnik>-<kuu>-detail.csv.

6.10 Tööpäevad

Eraldi tellitav plokk. Tehnik alustab ja lõpetab tööpäeva (Tööpäeva kaart päises); unustatud sessiooni sulgeb automaatika.

Automaatne sulgemine ei käivitu iseenesest. Töö «Tööpäeva automaatne sulgemine» on vaikimisi välja lülitatud ka siis, kui plokk on ostetud: kuni keegi pole seda Seaded → Automaatika → Automaatsed tööd all sisse lülitanud, jääb unustatud tööpäev lahti ja seda tuleb käsitsi parandada. See on esimene asi, mida tööpäevade ploki seadistamisel kontrollida. Tööpäeva lõpuaeg (vaikimisi 20:00) ja pikenduse pikkus (vaikimisi 2 h) on Seaded → Automaatika → Tööpäev all.

Pikendada saab täpselt ühe korra ja ainult viimasel tunnil. Süsteem ütleb mõlemat piiri ise: «Seda tööpäeva on juba üks kord pikendatud.» ja «Pikendada saab alles viimasel tunnil enne tööpäeva lõppu.» Kui lõpuaeg on möödas, ei saa enam pikendada. Tasu = kestus × tunnihind (tehniku oma, muidu üldine), ümardatuna sessiooni kaupa, et lehe read summeeruksid; sessioon loeb selle kuu alla, mil see algas. Admin saab sessiooni lõpuaega parandada; see nõuab finantsõigust, sest tunnipõhisel tehnikul ON see number tema palk. Tunnihinda saab seadistada ka väljalülitatud plokiga: plokk otsustab, kas sessioone salvestatakse, mitte kas tariifi tohib häälestada.

6.11 Arveldamata tööd

Arveldamata tööd on omaette moodul, mitte Finantside osa ega SmartAccountsi lisa. Tal on oma lüliti ja ta ei vaja raamatupidamise liidest: küsimus «mida me tegime ja ei arveldanud» on vastatav igal ettevõttel, kellel on piletid või väljakutsed. Liides on üks viis teada saada, et arve on olemas. Leht asub menüüs Aruandlus → Arveldamata tööd (/admin/unbilled), ainult administraatorile.

Lehel on kaks nimekirja:

• Arveldamata tööd (piletid): pilet on lõpetatud, ilma administratiivse sulgemispõhjuseta, arhiveerimata ja objektiga (objektita tööd ei saa ühelegi maksjale omistada).
• Arveldamata väljakutsed: kuupäevaga väljakutse objektil; näitab tunde, mitte raha.

Rida kaob nimekirjast, kui tal on SmartAccountsi arvelink (masina märk, ainult liidesega paigaldusel) või käsitsi märge (inimese märk, igal paigaldusel). Kumbki peidab rea; kumbki pole teise varu.

• Hinnang (KM-ta): arvutuslik: punktid × kliendi punktimäär; «Tegelik arve võib erineda.» Hinnang, mitte arve.
• Märgi arveldatuks: «Pilet #{id} eemaldatakse arveldamata tööde nimekirjast», märkus vabatahtlik (kuni 200 märki; nt «arve nr 2026-114»). Märge on väide dokumendi kohta («arve on olemas»), mitte staatusemuutus; märkija nimi säilib ka lahkunud töötajal. Tühista annab rea tagasi.
• Märgi kõik arveldatuks ({n}): kogu valitud perioodi nimekiri korraga; iga rea saab hiljem eraldi tühistada.
• Märgitud käsitsi: sektsioon vastuseks küsimusele «miks see rida kadus»; märkus on peaveerg.
• Periood filtreerib pileteid tsükli kuu järgi ja väljakutseid kuupäeva järgi. Tühjad olekud eristuvad: «Kõik on arveldatud» vs «Valitud kuul arveldamata töid pole.»
• Nimekirjad on lehekülgedena (100 rida lehel, kummalgi nimekirjal oma sirvija) ja iga veerg on sorditav. Kuu vahetamine viib mõlemad esimesele lehele.

SmartAccountsiga paigaldusel

Kui raamatupidamisliides SmartAccounts on kasutusel, lisanduvad lehele liidese plokid. Raha arvestus (kanded, KM, aruanded) jääb SmartAccountsi; Holdis võrdleb ainult tööd ja arveid.

• Sünkroonimine: päises viimase käivituse seis ja nupp Sünkroniseeri (sama nupp on ka Seaded → Liidestused all). Vaikimisi käivitatakse käsitsi, sest SmartAccountsi päringute arv on piiratud (1000 päevas kogu ettevõtte peale); öise graafiku saab sisse lülitada.
• Kaetud hooldustööd: kliendi viimane hooldusarve katab tema varasemate perioodide lõpetatud hoolduspiletid ja need lahkuvad nimekirjast; leht ütleb, mitu («{n} lõpetatud hoolduspiletit on kliendi lepinguarvetega kaetud…»). Mis read loetakse hoolduseks ja kas arve katab tagantjärele või ette, seab Seaded → Liidestused → SmartAccounts.
• Lepingute saldo: kliendi kaupa teenitud (punktid × kliendi punktimäär) ja arveldatud (hooldusridade netosumma miinus kreeditarved) ning vahe, raamatupidaja sõnadega «arveldamata tulu» või «ettemakstud tulu».
• Seo arvega: pileti või väljakutse käsitsi sidumine sama kliendi ühekordse arvega (otsing arve numbri, summa või kuupäeva järgi). Seose saab Eemalda nupuga tagasi võtta.
• Soovitused väljakutsetele: kliendi arved, mis tulid väljakutsele järgneva kahe nädala jooksul; ✓ seob, ✗ loobub (sama soovitust uuesti ei pakuta).
• Kreeditarved, mida ei saanud automaatselt siduda: kui kreeditarvele sobib mitu arvet, valib inimene.
• Sidumata SmartAccountsi kliendid: kliendid, kelle registrikoodi ei ole ühelgi maksjal, ja järgmine samm («Lisa maksjale registrikood …»).
• Eemaldatud seosed: kui arve kustutati või krediteeriti SmartAccountsis, eemaldab sünkroonimine seose (ka käsitsi pandud) ja nimetab selle päises.
• Maksja juures saab märkida «Ei arveldata SA kaudu»: selle maksja tööd ei loe kunagi kaetuks ega pakuta sidumiseks.

6.12 Piirid (valik)

Punkti hind ≤ 10000 € (vaikimisi 14,50) · väljakutse baas 1,5 / tund 1 · välitöö tund 1 (0 lubatud: real on oma ülekirjutus) · tööpäeva tund 1 (0 keelatud: sessioonil ülekirjutust pole) · kliendi punktimäär vaikimisi 40 € · käsitsi summa 0…1 000 000 · märke tekst 200 · hinnad täpsusega kuni 6 kohta: vale täpsus keeldub, kunagi ei ümardata vaikselt.