Lepingud

4.1 Mis see moodul on

Lepingute plokk on ettevõtte lepinguregister: siin koostatakse, väljastatakse ja hoitakse lepinguid klientidega. Register elab aadressil /contracts ja on täiesti iseseisev moodul: ta töötab ka ilma piletiplokita. Päevikupõhine klient sõlmib elanikega lepinguid täpselt samamoodi kui piletitega töötav.

Lepingu sisu tuleb sinu enda mallist: laed üles oma Wordi-põhja (.docx) oma tekstide, tingimuste ja kujundusega, märgid failis täidetavad kohad siltidega, ja süsteem koostab sellest vormi, PDF-i ja registrikande. Süsteem ei paku valmis lepingutekste: esimese lepingu paneb iga ettevõte kokku ise, oma sõnadega ja oma nõuetega.

Lepingud on administraatori tööriist: tehnikutel ega klientidel lepingute vaadet ei ole.

See peatükk kirjeldab lepingute koostamist sinu enda mallist: sinu enda fail, sinu enda tekst.

4.2 Ligipääs: kolm lukku

Lepingutele pääsemiseks peab olema korraga kolm asja:

1. Moodul on tellitud. Kui lepinguplokk pole paigalduses sisse lülitatud, siis lehte lihtsalt ei eksisteeri (ka mitte keeldumisteadet).
2. Õigus «Lepingud». Eraldi õigus, administraatoril vaikimisi väljas: omanik annab selle Seaded → Õigused alt neile, kes lepingutega päriselt töötavad. Ilma õiguseta näeb admin keeldu: «Sul puudub õigus lepingutele juurde pääseda».
3. Parool. Lepingud on lisaks parooliga lukus: sisenemisel küsib süsteem sinu enda kontoparooli («Lepingud on lukus» / «Sisesta oma parool, et jätkata»). Avamine kehtib 120 minutit, seejärel küsitakse uuesti. Parool kaitseb ka allalaadimisi ja failide üleslaadimist lepingule. See kaitseb allkirjastatud kliendidokumente olukorras, kus arvuti jääb lukustamata; vale parool logitakse.

Finantside parool ja lepingute parool on eraldi lukud: ühe avamine teist ei ava.

Lepingumallid (haldusmenüüs «Lepingumallid») on eraldi ukse taga: neid haldab õigus «Lepingumallide haldus» (samuti vaikimisi väljas) ja parooli seal ei küsita: mall on seadistus, mitte kliendidokument.

4.3 Töövoog ühe pilguga

1. Mall: koosta .docx oma lepingutekstiga, märgi täidetavad kohad siltidega, lae üles, seadista väljad, avalda. (Ühekordne töö lepingutüübi kohta.)
2. Leping: «Uus leping» → vali mall → täida väljad → Eelvaade → Väljasta. PDF laetakse alla ja antakse kliendile.
3. Allkiri: kui klient on allkirjastanud (digitaalselt), lae .asice konteiner lepingu lehele. Konteiner läheb väljastatud redaktsiooni juurde ja staatus muutub ise «Allkirjastatud».
4. Objekt: kanooniline järjekord: objekt luuakse registrisse pärast lepingu allkirjastamist ja seotakse lepinguga lepingu lehelt või onboarding-viisardis.

4.4 Lepingute nimekiri

Leht Lepingud näitab kõiki lepinguid: põhilepingud ülemisel tasemel, nende lisad rea all (nooleke avab; märgis «{n} lisa»). Lõpetamised paistavad ülemisel tasemel omaette ridadena.

Tööriistad nimekirja kohal:

• Otsing: numbri, kliendi nime, registrikoodi või aadressi järgi («Otsi numbri, kliendi või aadressi järgi»).
• Tüübifilter: kitsendab nimekirja lepingu tüübi järgi.
• Staatusefilter: kitsendab staatuse järgi (Mustand / Väljastatud / Allkirjastatud / Lõpetatud).
• Sorteerimine: Uuemad / Vanemad / Klient (A-Y) / Staatus (Mustand → Lõpetatud).

Veerud: Lepingu nr · Tüüp · Klient · Staatus · Loodud. Staatuse juures on redaktsioon, mille järgi staatus kehtib («red. N»); käsitsi muudetud tekstiga lepingul märgis «Käsitsi muudetud».

Klõps real avab kiirvaate külgpaneelina: põhiandmed, failid, allkirjastatud konteiner, lisad; all «Ava täisvaade» ja «Laadi alla» (kui PDF on olemas). Ctrl- või keskklõps avab kohe täislehe. Kui otsing leiab vaste ainult lisa seest, avatakse põhileping automaatselt lahti.

4.5 Uue lepingu koostamine mallist

Nupp «Uus leping» → sakk «Mall» → vali avaldatud mall → täida väljad (loetelu-väljal kuni 50 rida). Vormil on alati kolm nuppu:

• Eelvaade: näitab PDF-i kõrvalpaanil täpselt sellisena, nagu ta väljastataks. Kui mallis on logo silt, aga Seadetes logo ei ole, ütleb eelvaade seda ja keeldub lõplikust dokumendist: «Selles mallis on {logo}, aga Seadetes ei ole logo: eelvaates on selle asemel tühi koht. Valmis lepingut ilma logota ei väljastata.» Kui ettevõtte andmed on Seadetes täitmata, eelvaade keeldub ja ütleb nimepidi, millised väljad täita: «Ettevõtte andmed on puudulikud: {väljad}. Täida need Seaded → Organisatsioon ja proovi uuesti.» Nii ei saa väljastada dokumenti, milles firma rekvisiidid on augud.
• Salvesta mustand: salvestab ja viib lepingu lehele.
• Väljasta: genereerib lõpliku PDF-i, laeb selle kohe alla ja viib lepingu lehele. Staatus muutub «Väljastatud».

Eelvaade ei salvesta midagi: ta renderdab vormi praegused väärtused. «Salvesta mustand» ja «Väljasta» salvestavad, ja korduv klõpsamine uuendab sama lepingut, mitte ei tooda koopiaid. Vigase vormi puhul ütleb süsteem vigade arvu («Vormil on vigu: {n}») ja kerib esimese vigase väljani.

Mallist koostatud lepingul on lisad ja lõpetamised: «+ Lisa» ja «Lõpeta leping» töötavad mallipõhisel põhilepingul. Lisa ja lõpetamine koostatakse oma liiki mallist (4.9): valikus pakutakse ainult sobiva liigiga avaldatud malle. Numbrid jooksevad põhilepingu reas ({number}-L1, -L2, … ja lõpetamisel -LOP; kustutatud lisa numbrit ei taaskasutata), lõpetamise väljastamine lõpetab põhilepingu automaatselt, ja mallis saab kasutada põhilepingu andmeid: sildid {{parent_nr}}, {{parent_kuupaev}}, {{tellija_nimi}} ja {{tellija_reg_nr}} täituvad põhilepingust ise. Valmis allkirjastatud lisa (.asice) üleslaadimine töötab endiselt.

4.6 Lepingu leht

Jaotised:

1. Päis: staatusemärgis, tüüp, number; andmed: Klient, Reg-nr, Objekt, Tüüp, Loodud, Staatus. Päises on alati üks redaktsioonirida, näiteks «Allkirjastatud: redaktsioon 1 (allkirjastatud fail) · Mustand: redaktsioon 2». Kui leping on objektiga seotud, näidatakse kliendina objekti nime (register on värskeim tõde). Objekti saab siduda ja lahti siduda siitsamast; lisal on rida «Seotud põhileping».
2. Failid: kõik lepinguga seotud failid; «Lisa fail» laeb manuse (kuni 20 MB). Kustutada saab ainult käsitsi lisatud manuseid, süsteemi genereeritud PDF-e mitte. Manusena lisatud .asice saab märgise «Allkirjastatud väljaspool»: see ütleb, kust fail tuli, mitte et allkiri oleks kontrollitud.
3. Redaktsioonid: iga redaktsioon oma oleku (Mustand / Väljastatud / Allkirjastatud / Asendatud), kuupäevade, põhjuse ja konteineritega. Siin on «Lisa allkirjastatud konteiner» ja «Loo uus redaktsioon» (vt allpool).
4. Lisad (põhilepingul): lõpetamine esimesena, siis lisad. «Laadi Lisa (asice)» laeb väljaspool süsteemi koostatud ja allkirjastatud lisa otse konteinerina: uus lisarida sünnib kohe staatusega «Allkirjastatud». Lõpetatud lepingul nuppe ei näidata.
5. Tegevused: staatuse muutmine, allalaadimine, muutmine, kustutamine.

Redaktsioonid ja allkirjastatud konteiner

Lepingul on redaktsioonid 1, 2, 3 … sama numbri all («{number}, redaktsioon N»). Väljasta külmutab uusima redaktsiooni vormi ja teksti. Iga hilisem muudatus avab uue redaktsiooni (vormi ja teksti koopia); varasem jääb puutumata. «Loo uus redaktsioon» teeb sama käsitsi, soovi korral põhjusega.

Allkirjastatud .asice lisatakse kindlale redaktsioonile: vaikimisi viimasele väljastatule. Mustandile konteinerit lisada ei saa («Väljasta redaktsioon enne allkirjastatud konteineri lisamist.»). Kui klient allkirjastas vanema, juba asendatud versiooni, saab konteineri lisada ka sellele: süsteem hoiatab ja märgib selle logisse. Teine konteiner samale redaktsioonile on asendus, mis nõuab põhjust; vana fail jääb alles.

Allkirjastatud redaktsioon ei muutu enam kunagi. Selle avamine näitab faili konteineri seest täpselt sellisena, nagu klient allkirjastas, mitte uut renderdust. Süsteem ei kontrolli allkirja kehtivust: ta loendab konteineris olevad allkirjad («N allkirja») ainult teabeks.

Muutmine ja kustutamine

«Muuda» avab sama vormi, millega leping koostati (mallilepingul malli vormi sama malli versiooniga). Muuta saab igas staatuses peale Lõpetatud: «Lõpetatud lepingut ei saa muuta. Allkirjastatud lepingut saab muuta uue redaktsiooniga.» Väljastatud või allkirjastatud lepingu muutmine avab uue redaktsiooni; vorm ütleb seda enne salvestamist. Kustutamine küsib kinnitust; põhilepingut, millel on lisasid või lõpetamine, kustutada ei saa («Lepingul on lisad või lõpetamine, kustuta esmalt need.»). Kustutamine on pehme: rida arhiveeritakse, failid ei kao.

4.7 Staatused

Staatus	Tähendus
Mustand	koostamisel; number pole veel lõplikult broneeritud
Väljastatud	lõplik PDF on genereeritud ja antud üle (süsteem ise ei saada midagi: kliendi meiliaadress tekib registrisse kanooniliselt alles pärast allkirjastamist, objekti loomisega)
Allkirjastatud	mõnele redaktsioonile on lisatud allkirjastatud konteiner
Lõpetatud	lepingu lõpetamine on jõustunud

Automaatika liigutab staatusi ise: väljastamine → Väljastatud; konteineri üleslaadimine → Allkirjastatud.

Lisaks on Tegevustes käsitsi rippmenüü «Muuda staatust», mis lubab mis tahes staatusest mis tahes staatusesse, ilma kinnituseta, ühe erandiga: «Allkirjastatud» ei saa määrata ilma lisatud konteinerita. See on teadlik paranduskang olukordadeks, kus elu läks teist teed kui süsteem. Kangi jõud tähendab vastutust: «Lõpetatud → Mustand» on üks klõps.

Sama number ei saa olla kahel väljastatud lepingul korraga; kontroll käib väljastamise hetkel.

4.8 Ettevõtte rekvisiidid ja logo

Firma nimi, registrikood, aadress, telefon, e-post ja pangakonto tulevad lepingutesse Seadetest (Organisatsioon): vormil neid käsitsi ei trükita. Logo tuleb samast kohast. Rekvisiitide muutus Seadetes jõuab kõikidesse edaspidi väljastatavatesse lepingutesse automaatselt; juba väljastatud PDF-e tagantjärele ei muudeta.

4.9 Lepingumallid (.docx)

Malli loomine

Haldusmenüü «Lepingumallid» (/admin/contract-templates) → «Uus mall»: Nimetus, Kood (2 kuni 60 märki, a kuni z, 0-9, _ ja -; koodi ei saa hiljem muuta) ja Kirjeldus (näidatakse malli valikus lepingu koostamisel). Malli kaardil valitakse ka Liik (Põhileping / Lisa / Lõpetamine): liik määrab, millises valikus malli pakutakse (põhilepingu koostamisel ainult põhilepingu mallid, «+ Lisa» all ainult lisa mallid jne). Liik on muudetav kuni esimese versiooni avaldamiseni, seejärel lukus. Malli ei saa kustutada, ainult deaktiveerida («Aktiivne» lüliti); inaktiivset malli uue lepingu koostamisel ei pakuta, vanad lepingud jäävad talle viitama.

Sildid .docx failis

Täidetav koht märgitakse failis kujul {{silt}}, näiteks {{tellija_nimi}}. Reeglid:

• Sildi nimi: tähed (õäöü lubatud), numbrid, _ ja -; ilma tühikute ja punktideta; kuni 60 märki. {{ silt }} tühikutega ei tööta.
• Loetelu (nt tööde nimekiri, iga element omaette real) kirjutatakse täpselt kujul {{#silt}}{{.}}{{/silt}}. See on ainus lubatud korduv konstruktsioon: pesastamist, tingimusplokke ja objektiloendeid mootor ei toeta ning ütleb keeldudes täpselt, milline plokk ja miks ei sobi.
• Kuus firmasilti täituvad ise Seadete rekvisiitidest: {{firma_nimi}}, {{firma_reg_nr}}, {{firma_aadress}}, {{firma_tel}}, {{firma_email}}, {{firma_pank}} (nimepidi täpse vastavusega).
• Logo: kirjuta faili omaette lõiku silt {{%logo}}; see asendatakse Seadete logoga. «Omaette lõigus» on range reegel mitte ilu pärast: logo asendamine kustutaks sama lõigu ülejäänud teksti dokumendist jäljetult, ja vaikiv klausli kadumine allkirjastatavas lepingus on täpselt see õnnetus, mida üleslaadimiskontroll ära hoiab. Logo võib ka lihtsalt faili sisse joonistada: siis silti vaja pole.

Üleslaadimine ja kontroll

«Laadi üles uus versioon» võtab ainult .docx-i (mitte vana .doc), kuni 5 MB. Fail kontrollitakse enne salvestamist ja keeldumised on nimepidi: vigane fail, sildid katki, ühtegi silti pole, keelatud konstruktsioon (rea täpsusega), sobimatu sildinimi, logoreegli rikkumine. Keeldumise selgitus jääb ekraanile kuni järgmise katseni. Iga üleslaadimine loob uue versiooni; õnnestumisel: «Versioon {n} loodud: {count} silti.»

Väljade seadistus

Versiooni väljade tabel, rida iga sildi kohta: Silt (failist, muutmatu) · Nimetus (kuidas väli vormil paistab; dokumenti ei trükita, tühjaks jättes näidatakse silti) · Tüüp (Tekst / Mitmerealine tekst / Kuupäev / Number; Loetelu määrab .docx ise ja seda muuta ei saa) · Sidumine (Täidetakse käsitsi või üks kuuest «Meie:» rekvisiidist) · Kohustuslik (vaikimisi kõik kohustuslikud: auk allkirjastatavas dokumendis on hullem kui üleliigne küsimus vormil) · nooleke avab Abiteksti (vihje vormi täitjale).

Üks Salvesta-nupp, ilmub ainult muudatuste olemasolul.

Avaldamine: külmutamise hetk

Mustand-versioon lepingu koostajale ei paista. Nupp «Avalda» küsib kinnitust, sest tagasivõttu ei ole: «Versioon {n} muutub avaldamisel muutumatuks: väljade tüüpe, kohustuslikkust ega sidumisi ei saa pärast seda enam muuta.»

Pärast avaldamist:

• Külmub: tüüp, sidumine, kohustuslikkus. Iga leping viitab alati kindlale versioonile: külmutamine tagab, et allkirjastatud lepingu «retsept» ei muutu kunagi tema selja taga.
• Jääb muudetavaks igavesti: Nimetused ja Abitekstid; need paistavad ainult vormil ja dokumenti ei trüki.
• Siltide muutmiseks laetakse üles uus versioon uue .docx-iga; avaldamine ei puuduta teisi versioone.

Silmanupp 👁 versiooni real näitab malli eelvaadet. See töötab ka mustandil ja täitmata rekvisiitidega (sildid kujul [silt], logo asemel kohatäide): malli eelvaate küsimus on «kas paigutus on õige». Lepingu enda eelvaade (4.5) on vastupidise reegliga range: tema peab võrduma väljastatavaga.

Iga versioon salvestab ka oma faili kontrollsumma (sha256) ja siltide arvu. Kontrollsumma on vastus küsimusele «kas see on ikka seesama fail, mille me kaks aastat tagasi üles laadisime»: juriidilises vaidluses on see vahel ainus asi, mida küsida on.

4.9a Miks avaldatud versioon külmutatakse

Kui lepingu tekst loetaks iga kord mallist uuesti, kirjutaks malli parandus vaikselt ümber iga sellest kunagi koostatud lepingu, ka juba allkirjastatud: klient näeks järgmisel avamisel punkti, milles ta pole kokku leppinud. Seepärast on avaldatud versioon muutumatu ja iga leping viitab oma versioonile. Sõnastuse parandus on alati uus versioon, mitte vana muutmine.

4.10 Seosed teiste moodulitega

• Objekt: leping seotakse objektiga lepingu lehelt või onboarding-viisardis; objekti lehel paistab tema lepingute nimekiri. Kanooniline järjekord: allkiri enne, objekt pärast.

• Klient: kliendi lehe «Lepingud» on tuletatud: kliendil endal lepinguid pole, need on tema objektidel.

• Onboarding: viisard pakub objektile sidumata lepinguid; hooldusleping seotakse süsteemi, mitte objekti tasemel. Kui lepingute parool on parasjagu lukus, peidab viisard lepingusidumise nupud; miski ei purune.

• Rent: kui rendimoodul on komplektis, saab kliendifirmaga sõlmida üldise rendilepingu; lepingul on siis seadmete leht («Seadmed») ja selle PDF (vt «Ladu», rent). Rendilehe avamiseks on vaja lepingute õigust ja parooli.

• Piletitega lepingutel seost ei ole.

• Arveldamata tööd on eraldi moodul omaette lülitil: ta ei kuulu lepinguplokki ega SmartAccountsi alla. Kirjeldus on peatükis «Finantsid» (6.11).

4.11 Piirid ja lukud (kokkuvõte)

• Parooliaken 120 min: ainus ajaline lukk moodulis.
• Lõpetatud leping on suletud; väljastatud või allkirjastatud lepingu muutmine avab uue redaktsiooni. Allkirjastatud redaktsioon ja tema konteiner ei muutu kunagi.
• Lisanumbrid ei taaskasutu.
• Lapsed enne vanemat (kustutamine); kustutamine on pehme.
• Avaldatud versioon on igavene: külmutatud väljad, kustutamine võimatu, lepingud viitavad talle jäädavalt.
• E-allkirjastamise liidest ei ole ja allkirju ei kontrollita. Süsteem toodab PDF-i; allkirjastamine toimub mujal ja allkirjastatud .asice tuleb tagasi üleslaadimisena (4.3 samm 3).
• Lepingumalle ei tarnita ühegi valdkonna komplektiga, teadlikult: lepingumall on juriidiline dokument tenandi enda tingimustega, ja üldise malli kaasapanek kutsuks keegi selle lugemata kliendile saatma.
• Failipiirid: .docx-mall 5 MB, manus 20 MB, loetelu 50 rida.