Privaatsuspoliitika

1. Kellele see poliitika kehtib

1.1. Privaatsuspoliitika selgitab, kuidas Oden Grupp OÜ töötleb isikuandmeid vastavalt isikuandmete kaitse üldmäärusele (EL) 2016/679 (IKÜM) ja isikuandmete kaitse seadusele.

1.2. Poliitika kehtib järgmiste isikute kohta:

• veebilehe holdis.eu külastajad;
• isikud, kes võtavad meiega ühendust (kontaktvorm, e-post);
• Klientide kontaktisikud lepingu sõlmimisel ja arveldamisel;
• Päevikukeskuse Kasutajad: Haldurid, Omanikud ja nende Esindajad (Minu Holdis), Kleebise skannijad ja isikud, kes laadivad üles akti foto;
• Aktides nimetatud isikud (näiteks tööd teinud tehnikud ja allkirjastajad).

1.3. Kliendi Eksemplaris töödeldavate andmete osas oleme volitatud töötleja (vt punkt 3).

1.4. Mõisteid (näiteks Klient, Eksemplar, Päevikukeskus, Kleebis, Minu Holdis) kasutatakse samas tähenduses kui Holdise teenuse üldtingimustes (holdis.eu/tingimused).

2. Vastutav töötleja ja kontakt

2.1. Vastutav töötleja on Oden Grupp OÜ, registrikood [REGISTRIKOOD], aadress [AADRESS], e-post info@holdis.eu.

2.2. Isikuandmetega seotud küsimuste ja taotlustega pöörduge aadressil info@holdis.eu. [JURISTILE: kinnitada kontaktaadress; hinnata, kas andmekaitsespetsialisti (DPO) määramine on kohustuslik (IKÜM art 37); kui ei, märkida see.]

3. Kui Holdis on volitatud töötleja

3.1. Iga Klient (hooldus- või välitööettevõte) saab oma Eksemplari, kus ta töötleb oma klientide, nende kontaktisikute, oma töötajate ja objektide andmeid. Nende andmete vastutav töötleja on Klient ning meie töötleme neid Kliendi nimel ja tema juhiste järgi Andmetöötluslepingu (holdis.eu/andmetootlus) alusel.

3.2. Kui teie andmeid töödeldakse mõne Kliendi Eksemplaris (näiteks olete hooldusettevõtte töötaja või klient), pöörduge oma õiguste kasutamiseks esmalt selle ettevõtte poole. Kui pöördute meie poole, edastame taotluse viivitamata Kliendile.

4. Veebilehe külastajad

4.1. Veebileht holdis.eu ei kasuta küpsiseid, jälgijaid ega analüütikat (vt punkt 14).

4.2. Veebiserver töötleb tehniliselt vältimatuid andmeid (IP-aadress, päringu aeg ja aadress, brauseri tüüp), et lehte edastada ja kaitsta seda kuritarvituste eest, sealhulgas päringute arvu piiramiseks. [JURISTILE: kinnitada, kas veebiserver peab juurdepääsulogisid ja kui kaua neid säilitatakse.]

4.3. Õiguslik alus: meie õigustatud huvi tagada veebilehe toimimine ja turvalisus (IKÜM art 6 lg 1 p f).

5. Päringu saatjad

5.1. Kui võtate meiega ühendust kontaktvormi või e-posti teel, töötleme teie esitatud andmeid: nimi, e-posti aadress, telefon, ettevõte ja sõnumi sisu.

5.2. Eesmärk: päringule vastamine, demo kokkuleppimine ja lepingueelsed läbirääkimised.

5.3. Õiguslik alus: lepingueelsete meetmete võtmine teie taotlusel (IKÜM art 6 lg 1 p b) või meie õigustatud huvi vastata meile saadetud päringutele (art 6 lg 1 p f). [JURISTILE: valida alus päringu liigi järgi.]

5.4. Kontaktvorm on praegu välja lülitatud. Kui see käivitatakse, kasutatakse robotite tõrjumiseks Cloudflare Turnstile kontrolli ja päring edastatakse Holdise enda vastuvõtusüsteemi. [JURISTILE: Turnstile töötleb kasutaja seadme ja brauseri andmeid; hinnata õiguslikku alust, andmete edastamist väljapoole EMP-d (Cloudflare, Inc.) ja kirjeldada see enne vormi käivitamist.]

6. Kliendid ja nende kontaktisikud

6.1. Lepingu sõlmimisel ja täitmisel töötleme Kliendi esindajate ja kontaktisikute andmeid: nimi, ametikoht, e-posti aadress, telefon, esindusõiguse andmed ning arveldusandmed.

6.2. Eesmärgid ja õiguslikud alused:

• lepingu sõlmimine ja täitmine, kasutajakontode haldus, arveldamine (IKÜM art 6 lg 1 p b);
• raamatupidamisdokumentide säilitamine (art 6 lg 1 p c, raamatupidamise seadus);
• esindusõiguse kontrollimine äriregistri avaandmete alusel (art 6 lg 1 p f: õigustatud huvi veenduda, et leping sõlmitakse õigustatud isikuga);
• meeldetuletused ja teated lepingu seisundi kohta (art 6 lg 1 p b).

7. Päevikukeskuse Kasutajad

7.1. Kleebise skannijad

7.1.1. Kleebise skannija näeb Süsteemi avalikku hooldusajaloo kaarti. Aktid ja arved ei ole kunagi avalikud. [JURISTILE: kinnitada, kas hooldusajaloo kaardil kuvatakse isikuandmeid (näiteks tehniku nimi); kui jah, kirjeldada alus.]

7.1.2. Kaardi vaatamiseks ei pea isik end tuvastama. Kleebise skannimisel töödeldakse tehniliselt vältimatuid andmeid punkti 4.2 kohaselt.

7.2. Akti foto üleslaadijad

7.2.1. Isik, kes lisab Kleebise kaudu Süsteemi juurde akti foto (ka siis, kui tema tööandja ei ole Holdise Klient), esitab oma e-posti aadressi ja nõutud andmed (näiteks nimi ja ettevõte). Foto ise võib sisaldada isikuandmeid, näiteks nimesid ja allkirju.

7.2.2. Eesmärk: Süsteemi hooldusajaloo täielikkus ning üleslaadimise edastamine Omanikule või Haldurile otsustamiseks.

7.2.3. Õiguslik alus: meie ja Omaniku õigustatud huvi pidada Süsteemi kohta täielikku hooldusajalugu (IKÜM art 6 lg 1 p f). [JURISTILE: hinnata, kas ja milline õigusakt (näiteks tuleohutuse seadus ja selle alusel kehtestatud nõuded) kohustab hooldusdokumente säilitama, ja kas alus on art 6 lg 1 p c.]

7.3. Haldurid, Omanikud ja Esindajad (Minu Holdis)

7.3.1. Töötleme: nimi, isikukood (e-ID tuvastamisel), e-posti aadress, telefon, seos Omaniku või Halduriga (näiteks juhatuse liikme staatus), antud õigused ja nõusolekud, tehtud otsused ja nende ajad, kutsed ning allalaadimised.

7.3.2. Eesmärgid ja õiguslikud alused:

• Minu Holdise pakkumine (konto, õiguste nägemine, otsused, ZIP-pakkide allalaadimine) (IKÜM art 6 lg 1 p b);
• õiguste tõendamine ja kontrollimine, sealhulgas äriregistri avaandmete alusel, et Dokumentidele pääseksid ligi ainult õigustatud isikud (art 6 lg 1 p f);
• otsuste ja õiguste ajaloo säilitamine, et oleks võimalik hiljem tõendada, kes mida ja millal otsustas (art 6 lg 1 p f).

7.3.3. Endine Esindaja näeb Omaniku otsuse kohaselt edasi seda, mis oli tema oma (ajalooline vaade).

7.4. Aktides nimetatud isikud

7.4.1. Aktid sisaldavad tööd teinud tehnikute, kliendi esindajate ja allkirjastajate andmeid (nimi, allkiri, kuupäev, vajadusel kontaktandmed) ning fotosid.

7.4.2. Aktid salvestatakse Päevikukeskusesse ja neid näevad ainult isikud, kellel on selleks Päevikukeskuses õigus (Omanik, Omaniku nõusolekul Haldur, Süsteemi hooldav ettevõte oma koostatud Aktide osas).

7.4.3. Õiguslik alus: Omaniku ja hooldusettevõtte õigustatud huvi ja võimalik juriidiline kohustus pidada Süsteemi hooldusajalugu (IKÜM art 6 lg 1 p f või c). [JURISTILE: määrata Päevikukeskuse vastutav töötleja Aktide osas (Teenuse osutaja, Akti koostanud ettevõte, Omanik või ühine vastutus art 26 alusel) ja kirjeldada seda siin.]

8. Isikutuvastus e-ID-ga

8.1. Päevikukeskuses on usalduse alus Omanik. Omaniku uue Esindaja tuvastame elektroonilise isikutunnistusega: esmalt Smart-ID (SK ID Solutions AS), hiljem ka teiste eeID lahendustega.

8.2. Tuvastamisel saame isikutuvastuse teenuse osutajalt teie nime ja isikukoodi. Isikukoodi kasutame üksnes isiku üheseks tuvastamiseks ja õiguste sidumiseks. [JURISTILE: kinnitada, kas isikukood salvestatakse, kas krüpteeritult või räsina, ja kui kaua seda säilitatakse; isikuandmete kaitse seaduse nõuded isikukoodi töötlemisele.]

8.3. Õiguslik alus: IKÜM art 6 lg 1 p f (Dokumentidele ligipääsu andmine ainult tõendatud õigusega isikule) ja p b (Minu Holdise kasutamine).

9. Andmete saajad ja volitatud töötlejad

9.1. Isikuandmeid ei müüda. Andmeid avaldatakse ainult järgmistele saajatele ja ainult vajalikus ulatuses:

Saaja	Roll	Asukoht
SK ID Solutions AS	Smart-ID isikutuvastus (kavandatud)	Eesti
Zone Media OÜ (zone.ee)	Domeeninimede süsteem (DNS); isikuandmetele ligi ei pääse	Eesti
[MAKSETEENUSE PAKKUJA]	Maksete töötlemine	[ASUKOHT]
Cloudflare, Inc.	Turnstile robotikontroll (kui kontaktvorm käivitatakse)	[ASUKOHT]
[RUUMIDE / ANDMEKESKUSE PAKKUJA]	Serverite füüsiline paigutus	Eesti [JURISTILE: kinnitada]
Päevikukeskuse õigustatud osapooled	Omanik, Haldur, Süsteemi hooldav ettevõte vastavalt õigustele
Pädevad asutused	Seadusest tuleneva nõude alusel	Eesti

[JURISTILE: kontrollida nimekirja täielikkust ja iga saaja rolli (volitatud töötleja või iseseisev vastutav töötleja); sõlmida vajalikud lepingud.]

9.2. Kasutame äriregistri avaandmeid selleks, et kontrollida, kes on ettevõtte juhatuses. See on andmete allikas, mitte saaja.

10. Andmete asukoht

10.1. Teenust majutatakse Teenuse osutaja enda serverites (Proxmoxi virtualiseerimine) Eestis. Varukoopiaid hoitakse enda serverites ja täiendav koopia enda varundusserveris teises asukohas. E-kirju saadetakse Teenuse osutaja enda e-posti serveri kaudu. [JURISTILE: kinnitada serverite ja varundusserveri füüsiline asukoht.]

10.2. Me ei edasta isikuandmeid väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda, välja arvatud punktis 5.4 kirjeldatud juhul, kui kontaktvorm käivitatakse. [JURISTILE: kontrollida.]

11. Säilitamise tähtajad

Andmed	Säilitamise tähtaeg
Veebiserveri tehnilised logid	[X] päeva [JURISTILE]
Päringud ja kirjavahetus	[12 kuud] viimasest suhtlusest, kui lepingut ei sõlmita [JURISTILE]
Lepingu ja arveldusega seotud andmed	lepingu kehtivuse aeg ja 7 aastat raamatupidamise seaduse alusel
Minu Holdise konto andmed	konto kehtivuse aeg ja [X] kuud pärast konto sulgemist [JURISTILE]
Õiguste, nõusolekute ja otsuste ajalugu	[X] aastat [JURISTILE: seostada võimalike nõuete aegumistähtaegadega]
Isikutuvastuse andmed	[X] [JURISTILE]
Päevikukeskuse Aktid ja Dokumendid	Süsteemi hoolduspäeviku pidamise aja jooksul [JURISTILE: määrata tähtaeg; Päevikukeskuses keegi Dokumente ei kustuta, iga osapool saab neid ainult oma vaates peita]
Kliendi Eksemplari andmed peatamise korral	3 kuud peatamisest, seejärel kustutatakse
Kustutatud andmed varukoopiates	ligikaudu 3 kuud pärast kustutamist

12. Teie õigused

12.1. Teil on õigus:

• tutvuda oma isikuandmetega ja saada nende koopia (IKÜM art 15);
• nõuda ebaõigete andmete parandamist (art 16);
• nõuda andmete kustutamist (art 17), kui selleks on alus;
• nõuda töötlemise piiramist (art 18);
• esitada vastuväide õigustatud huvi alusel toimuvale töötlemisele (art 21);
• saada enda esitatud andmed masinloetaval kujul ja edastada need teisele vastutavale töötlejale (art 20), kui töötlemine põhineb lepingul või nõusolekul;
• võtta nõusolek igal ajal tagasi, kui töötlemine põhineb nõusolekul;
• esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile (www.aki.ee) või pöörduda kohtusse.

12.2. Taotluse saate esitada aadressil info@holdis.eu. Vastame ühe kuu jooksul. Enne vastamist võime paluda teil oma isikut tõendada.

12.3. Päevikukeskuse Dokumendid kuuluvad hoone Süsteemi hooldusajaloo juurde ja neid ei kustutata ühe osapoole soovil. Kustutamise taotluse hindame iga kord eraldi, arvestades teiste osapoolte õigusi ja juriidilisi kohustusi. [JURISTILE: kooskõlastada põhimõte “keegi ei kustuta” art 17 erandite (lg 3) ja piiramise õigusega.]

13. Turvalisus

13.1. Kaitseme isikuandmeid asjakohaste tehniliste ja korralduslike meetmetega, sealhulgas:

• igal Kliendil on eraldi Eksemplar oma virtuaalmasina ja oma andmebaasiga, eri Klientide andmeid ei segata;
• Päevikukeskuses näeb Dokumente ainult isik, kellel on selleks õigus; Haldur saab ligipääsu ainult Omaniku nõusolekul;
• Omaniku uus Esindaja tuvastatakse elektroonilise isikutunnistusega;
• Dokumente ei kustutata, mis kaitseb hooldusajalugu juhusliku või pahatahtliku kaotsimineku eest;
• andmetest tehakse varukoopiaid, sealhulgas teises asukohas;
• andmete kustutamise kinnitab Teenuse osutaja töötaja;
• demoeksemplar ei saada midagi välja;
• andmeside on krüpteeritud (TLS) [JURISTILE: kinnitada].

14. Küpsised ja jälgijad

14.1. Sellel veebilehel ei ole küpsiseid ega jälgijaid. Me ei kasuta analüütikat, reklaamipiksleid ega kolmandate osapoolte skripte, mis teie käitumist jälgiksid, ja me ei salvesta teie seadmesse ühtegi küpsist. Seetõttu ei ole siin ka küpsiseteadet: pole midagi, millega nõustuda.

14.2. Holdise rakendus ja Minu Holdis kasutavad sisselogimise hoidmiseks rangelt vajalikke seansiküpsiseid, mis ei vaja nõusolekut. [JURISTILE: kinnitada rakenduse küpsiste loetelu ja kestus; kinnitada, et Turnstile ei sea kontaktvormi käivitamisel küpsiseid, mis lauset 14.1 ümber lükkaksid.]

15. Automatiseeritud otsused

15.1. Me ei tee isikute kohta ainult automatiseeritud töötlusel põhinevaid otsuseid, millel oleks neile õiguslik või sarnaselt oluline mõju. [JURISTILE: kinnitada, eriti äriregistri andmetel põhineva esindusõiguse kontrolli osas.]

16. Muudatused

16.1. Võime privaatsuspoliitikat muuta. Kehtiv versioon ja selle kuupäev on alati avaldatud veebilehel holdis.eu/privaatsus. Olulistest muudatustest teavitame Kliente ja Minu Holdise Kasutajaid e-posti teel.